«Portarem els fitxatges en un Excel compartit al Drive». Ho hem sentit mil vegades. I mil vegades hem vist la mateixa història acabar malament. Aquestes són les 5 raons per què l'Excel és una trampa per al control horari.
1. És modificable sense deixar rastre
Qualsevol empleat amb accés pot canviar l'hora d'ahir i ningú se n'assabenta. Per a Inspecció, un registre sense traçabilitat és un registre invàlid.
2. No és "objectiu"
La norma exigeix un registre objectiu. Un Excel on cadascú escriu a mà la seva entrada és subjectiu per definició: no demostra que la persona fos al seu lloc de treball.
3. Els empleats l'odien
A ningú li agrada obrir un Excel cada matí. El resultat: fitxatges tardans, falsos, oblidats. RRHH acaba perseguint l'equip l'últim dia del mes.
4. No genera els informes legals
Quan ve Inspecció, necessites un dossier amb hores totals, hores extres, pauses, festius treballats i signatura de conformitat. Un Excel no genera res d'això sense hores de feina manual.
5. No hi ha conservació legal garantida
L'has de conservar 4 anys. Qui et garanteix que aquest Excel continuarà allà, sense tocar, d'aquí 4 anys? I si l'empleat que el mantenia se'n va anar?
L'alternativa
Un software professional com TinaHR t'eliminaria tots aquests problemes. El teu equip fitxa en 3 segons des del mòbil, tu tens els informes legals generats automàticament, i tot està xifrat a la UE durant 4 anys.
Calcula: quant val una multa de 3.000 €? I les hores que dediques cada mes a quadrar un Excel? Fes els números.