«Vamos a llevar los fichajes en un Excel compartido en Drive». Lo hemos oído mil veces. Y mil veces hemos visto la misma historia acabar mal. Estas son las 5 razones por las que Excel es una trampa para el control horario.
1. Es modificable sin dejar rastro
Cualquier empleado con acceso puede cambiar la hora de ayer y nadie se entera. Para Inspección, un registro sin trazabilidad es un registro inválido.
2. No es "objetivo"
La norma exige un registro objetivo. Un Excel donde cada uno escribe a mano su entrada es subjetivo por definición: no prueba que la persona estuviera en su puesto de trabajo.
3. Los empleados lo odian
A nadie le gusta abrir un Excel cada mañana. El resultado: fichajes tardíos, falsos, olvidados. RRHH acaba persiguiendo al equipo el último día del mes.
4. No genera los informes legales
Cuando viene Inspección, necesitas un dossier con horas totales, horas extras, pausas, festivos trabajados y firma de conformidad. Un Excel no genera nada de eso sin horas de trabajo manual.
5. No hay conservación legal garantizada
Tienes que conservarlo 4 años. ¿Quién garantiza que ese Excel seguirá allí, sin tocar, dentro de 4 años? ¿Y si el empleado que lo mantenía se fue?
La alternativa
Un software de control horario profesional como TinaHR te quita todos estos problemas. Tu equipo ficha en 3 segundos desde el móvil, tú tienes los informes legales generados automáticamente, y todo está cifrado en la UE durante 4 años.
Calcula: ¿cuánto vale una multa de 3.000 €? ¿Y las horas que dedicas cada mes a cuadrar Excel? Haz las cuentas.